W zgłoszeniach należy obowiązkowo podać wszystkie uprawy rolne występujące w gospodarstwie rolnym (nazwę uprawy i jej powierzchnię w ha), tzn. zarówno uprawy w których wystąpiły szkody jak i te w których nie odnotowano strat (dane te muszą być zgodne z wnioskiem o dopłaty bezpośrednie na 2018 r. składanym do AR i MR, który należy udostępnić do wglądu komisji). W zgłoszeniu należy podać także wielkość produkcji zwierzęcej w gospodarstwie (jeśli występuje). Oszacowanie przez Komisję rozmiaru szkody i sporządzony protokół strat będzie podstawą przy ubieganiu się o ewentualne wsparcie. W przypadku gospodarstwa rolnego położonego na obszarze co najmniej dwóch gmin, w których wystąpiły szkody, formularze składa się do każdej gminy oddzielnie, wpisując do nich tylko uprawy znajdujące się na terenie danej gminy. Po sporządzeniu protokołów cząstkowych są one przekazywane przez rolnika do gminy, na terenie której znajduje się siedziba gospodarstwa (tzn. miejsce zamieszkania rolnika). Komisja w tej gminie sporządza protokół zbiorczy, wpisując do niego wszystkie uprawy z protokołów cząstkowych oraz uprawy położone na swoim terenie oraz produkcję zwierzęcą na podstawie oświadczenia rolnika. Oświadczenie o produkcji zwierzęcej rolnik wypełnia w gminie, w której gospodarstwo ma swoją siedzibę.
Jeżeli w miejscu zamieszkania rolnik nie posiada żadnych upraw, formularz oświadczenia o stratach składa do gminy właściwej ze względu na miejsce położenia upraw. W przypadku gdy uprawy te są położone w kilku gminach, formularze składa do każdej z nich. Sporządzone przez komisje protokoły cząstkowe, rolnik przekazuje do gminy właściwej ze względu na miejsce położenia większej części upraw, w celu sporządzenia protokołu zbiorczego. W przypadku gdy gospodarstwo rolne posiada grunty rolne poza województwem lubelskim i na gruntach tych powstały szkody, rolnik kontaktuje się z gminami na terenie tych województw. Składa do nich odpowiednie dokumenty opracowane przez właściwe urzędy wojewódzkie lub inne instytucje, w zależności od procedury. Po sporządzeniu protokołów cząstkowych, producent rolny przekazuje je komisji właściwej ze względu na położenie największej części gospodarstwa, w celu sporządzenia protokołu zbiorczego. W przypadku jakichkolwiek pytań proszę o kontakt tel. 84 688 28 58.